Encuestas / Cuestionarios en Odoo

En este post se explica de forma detallada la funcionalidad disponible en la versión 12 de Odoo Community Edition para la realización de encuestas/cuestionarios.

El módulo ‘survey’ es el módulo que aporta todo lo necesario para la creación y gestión de cuestionarios, si bien es cierto que, de base, no incluye opciones para modificar el diseño del aspecto de los formularios usados por los usuarios para completar las encuestas/cuestionariso (sólo sería posible mediante la modificación a nivel de programación de la plantilla que Odoo utiliza para mostrar la encuesta). 

Para mejorar este aspecto, sin tener que entrar en la reprogramación del módulo, existe la posibilidad de instalar el módulo ‘website_survey’ que utiliza el estilo y el diseño del sitio web de la compañía también para las encuestas y cuestionarios que podamos crear en cada momento (y que establece como requisito tener instalado el módulo ‘website’).

Odoo • Text and Image
De esta manera, gracias a la instalación de estos tres módulos, las encuestas/cuestionarios se mostrarán integradas en la página web de nuestra compañía, utilizando los mismos elementos y estilos que el resto de la web. El aspecto de la ventana inicial del módulo “Encuestas” es muy similar al de otras áreas/módulos de Odoo donde la vista mostrada por defecto es la vista Kanban, agrupada por los estados en los que se encuentra un determinado cuestionario:

Odoo • Text and Image

Proceso de Creación de una Encuesta

La creación de una encuesta se puede resumir en tres sencillos pasos: creación de los datos de cabecera de la encuesta, creación de la página o páginas de las que se compone la encuesta y, por último, creación de las preguntas incluidas en cada página.Para completar el primer paso (crear los datos de cabecera de la encuesta) se pulsa el botón ‘Crear’ de la vista Kanban anterior y aparecerá una ventana donde debe indicar el título o nombre de la encuesta y revisar las opciones que desean habilitarse para dicha encuesta, como permitir al usuario regresar a una página anterior para consultar las respuestas ya realizadas, requerir inicio de sesión (y por tanto, estar dado de alta como usuario en Odoo) para elaborar la encuesta o activar el modo cuestionario que permitirá al usuario conocer la puntuación final obtenida al concluir una encuesta/cuestionario. 

Odoo • Text and Image
El segundo paso (crear una nueva página) constituye la definición de la estructura de la encuesta. El objetivo es permitir separar por “contenidos” las preguntas realizadas dentro de una misma encuesta. 
Este paso en realidad lleva implícito el tercer paso que mencionábamos anteriormente (crear las preguntas) ya que en el mismo momento que se crea una página, el sistema permite crear las preguntas asociadas a dicha página estableciendo el tipo de pregunta, si la respuesta es obligatoria o no, además de otra serie de opciones que dependerán de la naturaleza del tipo de pregunta escogido.

Los distintos tipos/formatos de pregunta son los siguientes:
Odoo • Text and Image
- Cuadro de texto de múltiples líneas, puede ser de utilidad para que el usuario conteste con sus propias palabras a una pregunta.

- Única línea de texto, utilizado al igual que el anterior, pero con la restricción de disponer de una única línea de texto. Se podrá emplear este campo para la inserción de datos como por ejemplo un correo electrónico.

- Valor numérico, campo utilizado en preguntas con respuestas numéricas. Tendremos la opción de validar el valor de entrada, aplicando un valor mínimo y un valor máximo.

- Fecha, permite responder mediante fechas, seleccionando estas en un calendario. Tendremos la opción de validar la entrada, asignando una fecha mínima y máxima.

- Elección múltiple: sólo una respuesta/ respuestas múltiples, utilizado cuando se pretende dar opciones de respuesta al usuario. Podremos escoger entre respuestas múltiples o respuesta única, además tendremos la posibilidad de añadir un campo de comentarios.
Odoo • Text and Image
- Matriz, dispondremos de múltiples líneas de cuestiones y una serie de opciones para cada una de ellas. Tipo de pregunta útil cuando se quiere realizar distintas cuestiones ante una misma pregunta o afirmación. Tendrá el siguiente aspecto.
Odoo • Text and Image
Tanto en las preguntas de elección múltiple como en la matriz, si activamos el modo desarrollador de Odoo tendremos la opción de asignarle un valor a cada respuesta. De esta forma podremos obtener una puntuación final para la encuesta realizada por el usuario. Una vez creadas las preguntas y organizadas las páginas de la encuesta, existen las siguientes opciones: 

- Probar encuesta: permitirá realizar una prueba de la misma, quedando un registro de la prueba. Estas podrán ser eliminadas desde Acción > Borrar respuestas de prueba.

- Imprimir encuesta: mostrará una vista previa de la encuesta sin la posibilidad de realizarla.

- Compartir e invitar por correo electrónico: Desde esta opción es posible compartir un enlace web público, enviar por correo electrónico el enlace web público o enviar una invitación privada a un usuario para completar la encuesta (sólo una respuesta por destinatario e invitación). Estas dos últimas opciones, además, permiten establecer una fecha límite para responder la encuesta. Esta utilidad se detalla un poco más adelante en este mismo post.

- Ver resultados. Mostrará desde el módulo web, una serie de gráficos y datos con los que analizar las respuestas que se realizaron.
Odoo • Text and Image
La gestión de los estados de una encuesta es totalmente manual: el estado Borrador es el que siempre se asigna a las encuestas recién creadas, por lo que parece adecuado mantener en este estado una encuesta que esté en proceso de creación. 
El estado En proceso podría utilizarse para identificar las encuestas que se encuentren “activas”, es decir, que esté de alguna manera publicada y de la cual se están recogiendo respuestas.
El estado Cerrado podría asignarse a aquellas encuestas ya finalizadas y de las cuales no se permite recoger respuestas.
Y por último el estado Permanente puede emplearse para aquellas encuestas que se repiten periódicamente. 
Es importante indicar que se pueden crear nuevos estados según las necesidades o la gestión que quiera realizarse con los cuestionarios/encuestas.

Análisis de las Respuestas


En el apartado “Respuestas” Odoo permite gestionar visualizar los datos obtenidos de cada encuesta, en función de todas las respuestas que se han realizado (reflejando también aquellas invitaciones que no han sido completadas).

Odoo • Text and Image
Es posible ver detalles como la fecha en la que se ha cumplimentado la encuesta, el usuario que la ha realizado, su email, el tipo de respuesta (manualmente desde Odoo, o usando el vinculo/link enviado o publicado) y su estado (Sin comenzar aún, Parcialmente completado y Completada).
Odoo • Text and Image

Compartir Encuestas y Enviar Invitaciones por Email


La opción “Compartir e invitar por correo electrónico” antes mencionada es especialmente interesante para poder recoger de una forma más ágil y más “masiva” las respuestas de las encuestas creadas. Al pulsar ese botón, se mostrará la siguiente ventana:
 
Odoo • Text and Image
Las tres opciones posibles son las siguientes:
- Compartir enlace web público: mostrará el enlace para compartir tal y como aparece en la imagen. Para escoger si queremos que se pueda responder más de una vez por usuario, tendremos que tener desactivada la opción “Iniciar sesión requerido”.

- Enviar por correo electrónico el enlace web público: los destinatarios del email enviado podrán responder siempre que quieran a la encuesta.

- Enviar una invitación privada. Solo podrán responder una vez por invitación y quedará almacenado el email con el que se realizó la encuesta. El enlace enviado contiene un token identificativo.

Estas dos últimas opciones nos permiten editar el contenido del email enviado, aunque para activar su funcionamiento es necesario que se haya configurado previamente algún servidor de correo electrónico en el apartado de Ajustes > Técnico de Odoo: 
 
Odoo • Text and Image
En este punto, es posible seleccionar como destinatarios a los contactos existentes en Odoo o añadir correos de forma manual, además de añadir adjuntos e indicar la fecha límite para la que la invitación es válida.

Configuración


Por último, simplemente comentar que si activamos el modo desarrollador de Odoo aparece un nuevo submenú dentro de Encuestas desde el que es posible acceder a los elementos que componen las encuestas creadas en el sistema:

- Páginas: muestra todas las páginas creadas, agrupadas por la encuesta a la que pertenecen.

- Cuestionario: muestra las preguntas registradas agrupadas en páginas, pudiendo ver los detalles de cada una de ellas.

- Etiquetas: muestra las posibles respuestas definidas para las preguntas que se han definido con el tipo correspondiente que habilita respuestas preconfiguradas.

- Líneas de entrada del usuario: muestra el desglose de las respuestas realizadas por los usuarios, reflejando la fecha de la realización y la puntuación si dispone de ella. 

Estos apartados no aportan funcionalidades extras al módulo, pero son de utilidad a la hora de exportar datos por ejemplo, ya que pueden dar una visión general de las secciones usadas en las encuestas y seleccionar mejor aquellas que queremos conservar.